Google resmi mengumumkan fitur baru bagi pengguna Google Workspace: percakapan, kanvas, dan konten yang dihasilkan Gemini kini dapat dibagikan langsung melalui Google Drive. Tanpa perlu menerbitkan tautan publik, tim dapat mengakses hasil kerja Gemini dengan sistem izin yang sudah familiar dari Drive.

Apa yang Berubah: Berbagi Chat Gemini Seperti Berbagi File Drive Biasa

Mengutip Android Authority, pengguna Workspace akan segera dapat membagikan sesi chat, kanvas, maupun konten yang dihasilkan Gemini kepada anggota tim lain melalui infrastruktur Google Drive. Antarmuka berbaginya pun menggunakan tampilan Drive yang sudah dikenal, sehingga pengguna dapat menentukan penerima dan tingkat izin akses langsung dari dalam Gemini—persis seperti saat membagikan dokumen biasa.

Perlu dicatat, yang dibagikan adalah snapshot percakapan pada titik waktu tertentu, bukan sesi yang terus diperbarui secara real-time. Apabila penerima melakukan pengeditan atau mengajukan pertanyaan lanjutan, perubahan tersebut akan diperlakukan sebagai sesi chat baru dan tidak memengaruhi percakapan asli. Mekanisme ini lebih tepat digambarkan sebagai "mendistribusikan titik awal ide kepada tim, lalu masing-masing mengembangkannya secara mandiri"—bukan kolaborasi bersama dalam satu dokumen.

Sebagai gambaran penggunaan nyata: seorang manajer produk yang telah menyusun rencana peluncuran produk bersama Gemini dapat langsung membagikan hasilnya kepada seluruh tim, dan setiap anggota bisa mengembangkan ide tersebut dari titik awal yang sama.

Kontrol Akses Drive Diterapkan Penuh—Lebih Aman dari Tautan Publik

Sebelumnya, Gemini sudah memiliki fitur berbagi via tautan (link sharing) yang memungkinkan siapa saja mengakses percakapan hanya dengan URL. Fitur baru berbasis Drive ini hadir sebagai alternatif yang lebih aman.

Dengan memanfaatkan sistem Drive, kontrol akses yang berlaku pada file Drive biasa otomatis diterapkan pula pada konten Gemini yang dibagikan. Organisasi dapat membatasi akses hanya untuk domain internal perusahaan, atau mengizinkan hanya pengguna dan grup tertentu—mengikuti kebijakan Drive yang sudah berjalan selama ini.

Namun ada satu hal yang wajib diperhatikan: fitur berbagi Gemini ini mewarisi kebijakan berbagi Drive yang sudah ditetapkan organisasi. Jika organisasi mengizinkan aset Drive untuk dibagikan secara publik, maka aset Gemini pun secara otomatis dapat dibagikan secara publik. Administrator perlu memastikan kebijakan Drive yang berlaku sudah sesuai sebelum fitur ini aktif di lingkungan kerja mereka.

Pengaturan Admin: Aktif secara Default, Bisa Dinonaktifkan dari Admin Console

Fitur ini akan diaktifkan secara default saat diluncurkan. Meski demikian, administrator Workspace dapat menonaktifkannya kapan saja melalui Admin console. Yang menarik, link sharing dan Drive sharing dapat dikelola secara terpisah dan independen.

Artinya, administrator memiliki fleksibilitas penuh—misalnya, menonaktifkan link sharing sepenuhnya sambil tetap mengizinkan Drive sharing, atau sebaliknya. Bagi organisasi yang menerapkan kebijakan keamanan data ketat, opsi granular ini tentu sangat relevan.

Perlu digarisbawahi, fitur ini hanya tersedia untuk pengguna Google Workspace. Apakah pengguna akun Gemini personal akan mendapatkan mekanisme serupa, hingga saat ini belum diumumkan oleh Google.

Relevansi bagi Pengguna dan Tim di Indonesia

Bagi perusahaan dan organisasi di Indonesia yang sudah menggunakan Google Workspace—baik melalui paket bisnis maupun edukasi—fitur ini dapat langsung dimanfaatkan begitu diluncurkan. Integrasi dengan Drive yang sudah menjadi tulang punggung kolaborasi di banyak kantor Indonesia menjadikan adopsinya relatif mudah tanpa kurva belajar yang curam.

Bagi administrator IT, langkah pertama yang disarankan adalah memeriksa kebijakan berbagi Drive yang saat ini berlaku di organisasi, sebelum fitur ini aktif secara otomatis. Pastikan pengaturan domain dan izin grup sudah mencerminkan kebutuhan keamanan data perusahaan, agar tidak ada konten Gemini yang tersebar lebih luas dari yang diinginkan.

Sumber